Blog Single Post

13

October

comunicare-eficienta

Effective Team Communication

Nevoia de a comunica eficient este un MUST in companiile mari, si toti cei care au lucrat intr-o multinationala probabil ca au auzit asta foarte des. Dar si in cadrul firmelor mici, cu 10-15 anagajati, o comunicare eficienta intre oameni poate duce la cresterea productivitatii, motivarea angajatilor, un mediu de lucru mult mai placut si cald…. dar si cresterea profitabilitatii firmei.

Comunicarea este un lucru pe care-l facem natural, din reflex ..la fel ca respiratia. Dar pentru o comunicare eficienta este nevoie ca oamenii sa dea dovada de finete, asa zisa inteligenta emotionala.

Poate parea usor dar e nevoie sa-ti alegi atent cuvintele, sa asculti cu mintea si cu sufletul, nu numai cu urechile, sa fii atent la gesturile colegilor tai pentru a prinde si mesajele non verbale, sa trimiti mesajul corect catre cei cu care lucrezi …. toate astea sunt aptitudini de care ai nevoie pentru a lucra eficient intr-o echipa la birou.

Nu intra in panica daca nu te regasesti in cele de mai sus. Inteligenta emotionala se poate cultiva in timp …totul este sa-ti doresti sa te schimbi, pentru tine si pentru cei cu care lucrezi.

Cele mai comune obstacole in calea comunicarii eficiente la local de munca sunt ascultarea precara a interlocutorului, intreruperea celorlalti in timp ce vorbesc, reactiile nepotrivite, tragerea unor concluzii pripite, neluarea in seama a limbajului corpului si diferentele de sex intre interlocutori.
Pentru a imbunatati comunicarea in cadrul echipei tale si in intreaga firma, trebuie in primal rand sa te schimbi pe tine si apoi sa implementezi cateva masuri simple in filozofia companiei si apoi sa le pui in practica.

 

incredere

Incercati sa rezolvati conflictele din echipa cu mult tact

Conflictele in birou sunt inerente, mai mari, mai mici ….cele marunte se dezamorseaza de obicei de la sine dar unele se transforma in dispute mai urate.

Pentru a preveni confilctele marunte sa se transforme in unele majore, incearca sa le dezamorsezi cat mai repede.

Incearca sa comunici cat mai deschis cu cei din echipa si spune-le ca-ti pot transmite orice, atat lucruri buen cat si temeri sau frustari.

Daca incerci sa aplanezi un conflict intre 2 colegi, incearca sa nu-i judeci ci mai degraba fii cu mintea deschisa. Pune intrebari de ambele parti si asculta-i.

 

 

cubiclesIncercati sa conversati mai mult intre voi

Incepand cu anii 90, angajatii au devenit dependenti de email – este legatura principala cu clientii dar si cu colegii de lucru. Oamenii preferea emailul chiar si pentru ce au de comunicat colegilor intern ..in loc sa mearga sa le spuna personal. Tehnologia este rapida si utila dar poate avea si efecte negativa asupra relatiilor dintre oameni.

De exemplu email-uri trimise in graba care au fost intelese gresit de cealalta parte. Transmiterea unui mesaj catre un coleg fata in fata este mult mai utila pentru ca va include, pe langa mesajul in sine, si gesturile, expresia faciala … pe care nu le poti comunica printr-un simplu email.

Acelasi lucru este valabil si pentru comunicarea dintre angajati si clienti. Fa-ti timp din cand in cand si, in loc sa raspunzi pe email cerintelor unui client, suna-l si explica-i la telefon ce a dorit, intreaba-l ce mai face, daca e multumit sau nu de relatia de lucru cu compania din care faci parte. Fii sigur ca va fi foarte flatat de acest telefon si se va simti foarte important. Cu siguranta va aprecia firma ta mult mai mult si te va tine minte.

 

feedbackOferiti feedback valoros

Fiecare om are nevoie sa-i fie recunoscut si apreciat efortul pe care-l depune la lucru. Cand oferiti feedback unuia dintre colegi, sa va asigurari ca este clar si detaliat. Chiar daca cineva nu a raspuns asteptarilor de la lucru, nu-i taiati elanul cu propozitii de genul Nu esti in stare de nimic, sau Oricat ai incerca vad ca nu-ti iese nimic …. si mai degraba incercati un unghi incurajator si pozitiv de rezolvare a problemei Cum te pot ajuta sa depasesti problema asta care te tine pe loc?

Nu uitati sa va laudati angajatii sau colegii atunci cand e cazul. Ii va face sa se simta foarte importanti, utili si apreciati in cadrul echipei de la locul de munca.

 

incredere1Aveti incredere unii in altii

Atuncii cand angajatii se simt comfortabil la locul de munca si sunt investiti cu incredere sunt mai eficienti. Cand simti ca ai autonomie esti mai inovativ si mai satisfacut. Un angajat caruia nu i se acorda incredere in mod frecvent si care se simte tot timpul batut de cap de un sef sau project manager, se simte neimportant sau incompetent pentru a face job-ul pe care-l are. Asta duce la insecuritate si demotivare.

Ca si sef, asigura-le angajatilor tai uneltele de care au nevoie pentru a-si face treaba si da-le libertatea de a lucra pe cont propriu, in felul lor. Asta nu inseamna sa-ti pui castile pe urechi in biroul tau si sa nu mai discuti cu nimeni ci inseamna ca ai libertarea sa lucrezi in felul tau si sa rezolvi problemele de la lucru. Pentru a urmari progresul, sunt suficiente de multe ori rapoarte de lucru pe email sau sedintele saptamanale cu intreaga echipa.
Evita repetitiile inutile. Daca vrei ca ceilalti membri ai echipei sa te ia in serios, nu fi o moara stricata. Spune-le ce asteptari sau cerinte ai de la ei si intreaba-i daca e totul clar.

 

conversation1Ascultati cu mintea si inima, nu numai cu urechile!

Atunci cand vorbiti intre voi la birou nu ascultati numai cu urechile ci si cu mintea.

Daca in timp ce vorbesti cu un coleg, sef sau angajat te gandesti la urmatoarea intalnire care incepe in 10 minute sau la cina de diseara … atunci nu asculti cu adevarat.

O comunicare eficienta inseamna si sa asculti nu numai sa vorbesti, e nevoie numai de putin exercitiu.

In timpul fiecarei conversatii incearca sa retii punctele cheie despre care vorbiti. La final incearca sa-ti aduci aminte cele mai importante 3 chestiuni despre care ati vorbit. Fa acest exercitiu pana iti intra in obisnuinta sa asculti cu adevarat.

 

 

distractie-muncaFa munca si distractiva!

Chiar daca ai un job de tipul de la 9 la 5, munca alaturi de colegii tai poate fi interesanta, depinde de mediul de lucru pe care vi-l creati si de modalitatile de relaxare pe care le practicati … un joc de ping pong, o camera de relaxare, un joc in retea o data pe sptamana …etc. Toate astea te vor ajuta sa legi relatii mai stranse cu membrii echipei din firma si vei fi si mai productiv.

Nici un sef nu se va supara de intrerupi lucrul pt 15-30 minute pentru un joc de echipa sau un alt tip de relaxare, atata timp cat apoi esti de 3 ori mai productiv si mai relaxat.

 

effective-team-communication2Fii direct, la obiect si concis!

Se intampla frecvent la locul de munca ca atunci cand comunici cu alt membru al echipei sa fii foarte vag si de multe ori se transmite mesajul gresit. Un exemplu de comunicare vaga intre sef si angajat ‘Poti sa-mi trimiti raportul asta? este foarte important si vreau sa-l am’. Mai eficient ar fi sa spuna “Poti, te rog, sa-mi trimiti acest raport? As vrea sa-l am pe birou pana Vineri la ora 5 p.m.”

Cand vorbesti cu un coleg de la care ai nevoie de ajutor sau cu un angajat, comunica intai mesajul cel mai important, mult prea multi dintre noi o lalaim in conversatii inutile din care nu se intelege ce dorim. Oamenii nu au nevoie sa auda tot ce stii tu, axeaza-te pe mesajul principal pe care vrei sa-l transmiti celuilalt.

Nu toti membrii echipei sunt pe acelasi nivel cand vine vorba de vocabularul folosit. De aceea, ca sa fii eficient atunci cand comunici cu ceilalti, foloseste cuvinte si expresii ce pot fi usor intelese. Atunci cand esti ambiguu, sunt sanse sa nu fii inteles bine sau sa pierzi timp pretios incercand sa te explici.

 

atitudine-conversatieAtitudinea pe care o ai in timpul conversatiei e foarte importanta

Nu conteaza doar mesajul pe care-l trimiti verbal ci intreaga atitudine. Daca esti nesigur pe tine, stai cu mainile in buzunare, dai din picioare sau eviti contactul vizual, oamenii vor crede ca nu te intereseaza sa comunici cu ei. Desprinde-ti ochii si mainile de pe mobil, este foarte nepoliticos ! Arata-te interesat de conversatie.

Limbajul trupului tau si mimica vor transmite mesajul catre interlocutor mult mai eficient. Sunt mii de carti despre acest subiect ..citeste una si vei vedea ca vei avea numai de castigat in conversatiile cu ceilalti colegi din echipa dar si in viata de zi cu zi. Stai drept cand vorbesti, zambeste interlocutorului si mentine contactul vizual.

 

sefCa sef, fii tu primul care pune in practica ceea ce le ceri angajatilor

Daca le arati colegilor din echipa ce doresti sa le comunici verbal, vor intelege mesajul mult mai bine. Fii tu primul care pune in practica ceea ce le ceri celorlalti membri ai echipei. Vor avea un exemplu si vei vedea ca vor imbratisa mult mai bine ideea ta si nu vor mai avea scuze sa nu faca.

Asigura-te ca afisezi incredere si seriozitate atunci cand discuti cu celalti membri ai echipei altfel risti sa nu fii luat in seama. Daca ceilalti vor observa inconsecvente si lipsa de seriozitate la tine, vor avea tendinta sa nu tina seama de ce le transmiti.

 

Foloseste un ton de conversatie potrivit

Un cuvant spus pe un ton diferit poate fi interpretat total diferit.

Asigura-te ca folosesti un ton de conversatie potrivit pentru comunicarea mesajului catre membrii echipei …altfel risti sa fii inteles gresit si sa-i descurajezi sau demotivezi pe ceilalti.

Cei cu care comunici ar trebui sa te auda clar, incearca sa vorbesti fara balbaieli pe un ton normal.

 

 

tonseinteSedinte deschise cu echipa si Discutii unu la unu

Este mai usor sa transmiti entuziasmul tau restului echipei prin sedinte de lucru deschise. In felul asta restul membrilor echipei nu doar ca vor auzi doar ce ai de spus ci vor si vedea ce simti tu fata de proiectul despre care vorbiti.

S-a dovedit totusi ca unii colegi inteleg mai bine ce ai sa le transmiti atunci cand ai cu ei discutii unu la unu, fata in fata, separat de restul echipei.

Asigura-te ca mentii contactul vizual cu interlocutorul tau pentru a transmite mai bine ce ai de spus.

 

 

prietenosFii prietenos

Daca folosesti glume amicale atunci cand vrei sa transmiti feedback restului echipei asta te va ajuta sa transmiti mesajul intr-o maniera mai relaxata. S-a dovedit a fi o metoda de comunicare foarte eficienta in difuzarea tensiunii din cadrul echipei.

Atunci cand atmosfera in birou este tensionata si neprietenoasa, fa o gluma si detensioneaza atmosfera, dar nu exagera.

 

 

Surse

http://money.howstuffworks.com

http://www.forbes.com/

http://smallbiztrends.com

http://smallbusiness.chron.com/

- Lidia Paduraru, ,

0 Comment

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *